Besluit  Raad voor maatschappelijk welzijn

Feiten, context en argumentatie

Algemeen

Op 18 november bekrachtigde de Vlaamse Regering een wijziging aan het Bestuursdecreet d.d. 07.12.2018 die een aangescherpte klokkenluidersregeling invoert. Deze nieuwe regeling is een doorvertaling van een Europese richtlijn 2019/1937 op basis waarvan lidstaten veilige interne en externe meldingskanalen opzetten en de nodige beschermingsmaatregelen voorzien voor klokkenluiders.

Deze regeling biedt de nodige garanties omtrent de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling van de melding en voorziet een verbod op represailles.

Wat zijn klokkenluiders

Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden of openbaar maken. Het Bestuursdecreet d.d. 07.12.2018 definieert het begrip ‘inbreuk’. Alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn, kunnen het voorwerp uitmaken van een klokkenluidersmelding. Het gaat dan om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.

Voor de lokale besturen zijn het enkel de eigen personeelsleden die een melding kunnen maken bij het interne meldkanaal (zie verder).

Andere personeelsleden die een werkrelatie hebben met het lokale bestuur, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, … kunnen alleen een melding maken bij het bevoegde externe meldkanaal (zie verder).

Burgers kunnen de klachtenregeling volgen, waarbij een klacht kan gaan over een handeling of de werking van een overheidsinstantie

De klokkenluidersregeling biedt dus een bescherming aan personen die economisch kwetsbaar zijn tegenover van de persoon van wie zij de facto afhankelijk zijn voor hun werk. Wanneer er geen sprake is van een dergelijke werkgerelateerde machtsongelijkheid, bijvoorbeeld bij burgers, is de bescherming tegen represailles niet nodig.

Meldkanalen

De regelgeving stelt veilige meldkanalen vast binnen en buiten het lokaal bestuur: 

• Intern meldkanaal
• Op basis van het Bestuursdecreet krijgt elk hoofd van het personeel van een lokaal bestuur een belangrijke rol als intern meldpunt. Concreet betekent dit dat hij of zij het eerste aanspreekpunt is bij klokkenluidersmeldingen. Elk hoofd van het personeel heeft de verantwoordelijkheid om aan de meldingen het gepaste gevolg te geven.
• Het intern meldkanaal is het kanaal bij voorkeur voor personeelsleden. Deze rol ligt vast op basis van het Bestuursdecreet, waarin een cascadesysteem is voorzien: 
• Kan de inbreuk doeltreffend intern worden behandeld? En is de klokkenluider van mening dat er geen risico op represailles bestaat? Dan wordt de melding bij voorkeur intern gemaakt. 
• Is dit niet het geval? Dan kan de melding worden gemaakt bij Audit Vlaanderen (extern meldkanaal).
• Deze bevoegdheid als intern meldpunt kan doorgedelegeerd worden aan een of meer personeelsleden onder zijn gezag. Wel dient hierbij rekening te worden gehouden met de strenge vereisten inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Dit werd opgenomen in het delegatiebesluit. 
• Ook kan ervoor gekozen worden om een gezamenlijk intern meldkanaal op te richten tussen verschillende besturen (OCMW en Gemeente). Het delen van een gezamenlijk intern meldingskanaal werd hierbij opgenomen worden in de respectievelijke beheers- of samenwerkingsovereenkomst die tussen deze entiteiten moet worden afgesloten. Hiertoe moet dus geen aparte overeenkomst worden afgesloten of een nieuw samenwerkingsverband worden opgericht.
• Het is daarnaast verplicht om op de website van je bestuur duidelijk kenbaar te maken wie het aanspreekpunt is voor het intern meldkanaal
• Extern meldkanaal
• Het extern meldkanaal voor zowel gemeente als OCMW betreft Audit Vlaanderen. 

Garanties en bescherming

De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, moeten de nodige garanties bieden inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling. De nieuwe regeling stelt een verbod op represailles vast ter vergelding voor een melding of openbaarmaking. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.

Formele invulling

De invulling van het meldkanaal ligt formeel vast:

• Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (mail en brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. De melder heeft hierbij recht op een verslag. 
• Binnen de 7 kalenderdagen na het ontvangen van de melding moet het interne meldkanaal aan de melder een ontvangstmelding bezorgen en binnen de 3 maanden moet het meldkanaal feedback geven aan de melder over welke maatregelen zij uitgevoerd of gepland hebben. 
• Het Bestuursdecreet geeft duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.

Relevante documenten

Voorstel reglement klokkenluidersregeling.

Voorstel tekst website.

Voorstel aanpassing beheersovereenkomst (voor gezamenlijk meldkanaal OCMW - gemeente)

Voorstel aanpassing delegatiebesluit (voor delegatie AD naar DWG voor OCMW)