De voorzitter opent de zitting op 30/06/2025 om 19:00.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 26.05.2025.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278 volgens artikel 74.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen d.d. 26.05.2025, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het zittingsverslag d.d. 26.05.2025 goed.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzingen van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over de organisatiebeheersing. De rapportering over de organisatiebeheersing 2024 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW georganiseerd wordt, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Tussen 30 januari 2019 en 20 maart 2019 voerde Audit Vlaanderen een organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie uit in gemeente en OCMW Koekelare. Deze audit evalueerde de adequaatheid van de aanpak van organisatiebeheersing en de beheersing van de management- en ondersteunende processen op organisatieniveau. De Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen fungeerde hierbij als referentiekader. Deze audit maakte geen evaluatie van de volledige werking van gemeente en OCMW Koekelare, maar ging na of de instrumenten en randvoorwaarden aanwezig waren om van een "beheerste organisatie" te kunnen spreken.
Op 31 mei 2019 leverde Audit Vlaanderen een auditrapport af over de "organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie" bij gemeente en OCMW Koekelare. Dit rapport bevatte een aantal aanbevelingen, waarvoor het management een streefdatum, een verantwoordelijke en een actieplan heeft bepaald. De aanbevelingen zijn de belangrijkste verbeterpunten uit een audit. De implementatie ervan en de rapportering hierover aan het politieke niveau, is de verantwoordelijkheid van het management.
Op 3 december 2020 bezorgde Audit Vlaanderen een rapport met de conclusies over de opvolging van de aanbevelingen en de rapportering organisatiebeheersing door gemeente Koekelare. Overeenkomstig artikel 221 van het decreet over het lokaal bestuur werd dit rapport aan de leden van de gemeente- en OCMW-raad bezorgd.
Audit Vlaanderen gaf de aanbeveling dat de organisatie een duidelijk kader voor organisatiebeheersing vaststelt en dit ter goedkeuring voorlegt aan de raden. Op 1 juli 2019 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het kader voor organisatiebeheersing goed, als volgt:
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De rapportage organisatiebeheersing 2024 werd besproken op het managementteam van 19.05.2025.
De rapportage organisatiebeheersing 2024 werd besproken op het college van burgemeester en schepenen van 17.06.2025.
PowerPoint organisatiebeheersing rapportage 2024.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering organisatiebeheersing 2024.
Gelet op de nieuwe legislatuur, dient er een effectief en een plaatsvervangend raadslid, per fractie, aangeduid te worden voor de deontologische commissie.
De gemeenteraad /raad voor maatschappelijk welzijn richt een deontologische commissie op.
Het aantal leden van de deontologische commissie bedraagt 1 per fractie en evenveel als het aantal fracties in de gemeenteraad, aangevuld met de voorzitter van de gemeenteraad / de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn die toegevoegd wordt als voorzitter van de deontologische commissie. Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.
Elke fractie wijst het mandaat in de commissie toe met een voordracht gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad / de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. Stel dat de raadsvoorzitter voordrachten ontvangt voor meer dan één fractielid als lid van de commissie, dan beslist de raad.
Bij deze voordracht kunnen ook één of meer plaatsvervangers aangeduid worden die in opgesomde volgorde het commissielid vervangen bij afwezigheid of wanneer die betrokken partij is. Een plaatsvervanger is een raadslid voorgedragen door dezelfde fractie, tenzij de fractie maar één lid telt. In dat geval kan ook een raadslid van een andere fractie voorgesteld worden.
Een fractie kan tijdens de bestuursperiode steeds beslissen een ander lid aan te duiden en/of één of meer plaatsvervangers te vervangen of toe te voegen. Gaat het om een mogelijke schending van de code door de voorzitter van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover de voorzitter vervangen conform art. 7, §5, derde lid van het decreet over het lokaal bestuur. Gaat het om een mogelijke schending van de code door een lid van de commissie, dan wordt tijdens de hele procedure daarover het lid vervangen door een plaatsvervanger in volgorde van hoe ze door de fractie werden voorgedragen.
Per mail d.d. 12.06.2025 werden de fractieleiders gevraagd om de voordrachten over te maken tegen uiterlijk 27.06.2025.
Volgende voordrachten werden ontvangen:
Voordrachten.
Deontologische code gemeenteraad/ raad voor maatschappelijk welzijn.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om volgende raadsleden aan te duiden voor de deontologische commissie voor de bestuursperiode 2025-2030:
De jaarrekening 2024 ligt voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn, conform artikel 249 tot en met artikel 253 en artikel 260 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017. Dit wordt voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn ter vaststelling. Aan de gemeenteraad wordt verzocht, conform artikel 249 §3, voorliggende jaarrekening 2024 goed te keuren.
Overeenkomstig artikel 171 van het decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017 zorgt de algemeen directeur in overleg met het managementteam voor de opmaak van het voorontwerp van de beleidsrapporten.
Het beleidsrapport betreffende de jaarrekening wordt overeenkomstig artikel 260 van het bovengenoemde decreet vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
De beleidsevaluatie van de jaarrekening geeft het beleid weer dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gedurende het boekjaar hebben gevoerd en evalueert de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt.
De financiële nota van de jaarrekening geeft de financiële gevolgen van het gevoerde beleid weer.
De toelichting van de jaarrekening bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze bevat minstens informatie over de schulden en de financiële risico's.
De jaarrekening 2024 werd besproken op het managementteam van 19 mei 2025.
De jaarrekening 2024 werd besproken op het vast bureau van 3 juni 2025.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van de jaarrekening 2024 van de gemeente, zoals opgemaakt door de financieel directeur.
jaarrekening 2024
documentatie jaarrekening 2024
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het bestuursdecreet d.d. 07.12.2018.
Het decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
Het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn d.d. 25.06.2010.
Het ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapportering en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn d.d. 01.10.2010.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2024 vast.
Art. 2.
De raad voor maatschappelijk welzijn verzoekt de gemeenteraad, conform artikel 249 §3, voorliggende jaarrekening 2024 goed te keuren.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt goedkeuring gevraagd voor de aanpassing van het huishoudelijk reglement LOI naar het model van Fedasil.
In het auditrapport d.d. 13.06.2019 van Fedasil werden enkele aanbevelingen geformuleerd, waaronder de actualisering van het huishoudelijk reglement van Lokaal Opvanginitiatief (LOI). Fedasil heeft ondertussen een nieuw model huishoudelijk reglement opgemaakt, dat diende als basis voor de actualisering van het huishoudelijk reglement van ons LOI.
Het voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement werd principieel goedgekeurd op het vast bureau d.d. 03.06.2025 en werd eveneens voor advisering voorgelegd aan het bijzonder comité voor de sociale dienst d.d. 10.06.2025.
Huishoudelijk reglement LOI - versie 2025
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, B.S. 24.12.2018, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 84.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om de wijzigingen aan het huishoudelijk reglement LOI goed te keuren. Deze wijzigingen treden in werking vanaf 15.07.2025
De voorzitter sluit de zitting op 30/06/2025 om 19:40.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter