De voorzitter opent de zitting op 27/05/2024 om 19:00.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de gemeenteraad kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de gemeenteraad d.d. 22.04.2024.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278.
Art.1.
De gemeenteraad keurt de notulen d.d. 22.04.2024, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De gemeenteraad keurt het zittingsverslag d.d. 22.04.2024 goed.
De gemeenteraad dient de agenda voor de algemene vergadering van o.v. Mirom op 04.06.2024 goed te keuren en het mandaat vast te stellen.
Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij Mirom;
Gelet op het feit dat de gemeente per schrijven d.d. 25.04.2024 werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering van o.v. Mirom op 04.06.2024, dewelke plaats zal vinden om 18u00, te Oostnieuwkerksesteenweg 121, 8800 Roeselare.
Gelet op het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente overgemaakt werd;
Gelet op het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering;
Gelet op het raadsbesluit d.d. 14.01.2019 waarbij John Eeckloo als vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Mirom werd aangesteld.
Gelet op het raadsbesluit d.d. 24.04.2023 waarbij Henri Dubois als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Mirom werd aangesteld.
Documentatiestukken.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking d.d. 06.07.2001.
Art. 1.
De gemeenteraad beslist om goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering van o.v. Mirom d.d. 04.06.2024:
Art. 2.
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering van Mirom op 04.06.2024 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Art. 3.
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de de Algemene Vergadering van o.v. Mirom.
De gemeenteraad dient de agenda voor de algemene vergadering van de TMVS dv op 18.06.2024 goed te keuren en het mandaat vast te stellen.
Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij de TMVS;
Gelet op het feit dat de gemeente per aangetekend schrijven van 17.04.2024 werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering van TMVS dv op 18.06.2024, dewelke plaats zal vinden om 14u30 in Flanders Expo, Maaltekouter 1, 9051 Gent. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via Zoom.
Gelet op het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente overgemaakt werd, met volgende agenda:
Gelet op het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering.
Gelet op het raadsbesluit d.d. 24.04.2023 waarbij de heer Henri Dubois als vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van TMVS werd aangesteld.
Gelet op het raadsbesluit d.d. 14.01.2019 waarbij mevrouw Els Verhelst als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van TMVS werd aangesteld.
Documentatiestukken.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking d.d. 06.07.2001.
Art.1.
Zijn goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de algemene vergadering TMVS dv van 18.06.2024 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten.
Art. 2.
De heer Henri Dubois en mevrouw Els Verhelst zullen respectievelijk als vertegenwoordiger en plaatsvervanger hun stemgedrag afstemmen op de beslissingen opgenomen in dit raadsbesluit en als dusdanig de op de agenda geplaatste punten van de algemene vergadering dd. 18.06.2024 van TMVS dv, waarvoor een beslissing moet genomen worden, goedkeuren en alle akten en bescheiden daaromtrent onderschrijven.
Art. 3.
Een afschrift van dit besluit zal verstuurd worden:
• Hetzij per post t.a.v. TMVS dv, p/a Statutair Beheer TMVW, Stropstraat 1 te 9000 Gent
• Hetzij per elektronische post
De gemeenteraad dient de agenda voor de algemene vergadering van Fluvius-West op 19.06.2024 goed te keuren en het mandaat vast te stellen.
Gelet op het feit dat de gemeente voor één of meerdere activiteiten aangesloten is bij de opdrachthoudende vereniging Fluvius West;
Gelet op het feit dat de gemeente per aangetekend schrijven van 28.03.2024 werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering tevens jaarvergadering van Fluvius West die op 19.06.2024 plaatsheeft om 18.00 uur in Domein Vossenberg, Hogestraat 194, 8830 Hooglede.
Gelet op het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente per brief van 28.03.2024 overgemaakt werd;
Gelet op het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering;
Gelet op het raadsbesluit d.d. 14.01.2019 waarbij Els Verhelst als vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Fluvius-West werd aangesteld.
Gelet op het raadsbesluit d.d. 24.04.2023 waarbij Roy Vandendriessche als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van Fluviust-West werd aangesteld.
Documentatiestukken.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking d.d. 06.07.2001.
Art. 1.
Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering tevens jaarvergadering van de opdrachthoudende vereniging Fluvius West d.d. 19.06.2024:
Art. 3.
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering tevens jaarvergadering van de opdrachthoudende vereniging Fluvius West op 19.06.2024 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Art. 4.
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Fluvius West, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be .
De gemeenteraad dient de agenda voor de algemene vergadering van Cipal dv op 20.06.2024 goed te keuren en het mandaat vast te stellen.
Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij Cipal dv;
Gelet op het feit dat de gemeente per mail d.d. 03.05.2024 werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering van Cipal dv op 20.06.2024, dewelke plaats zal vinden om 16u00 uur in het Technologiehuis te Cipalstraat 3 in Geel. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om online te participeren.
Gelet op het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente overgemaakt werd;
Gelet op het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering;
Gelet op het raadsbesluit d.d. 09.09.2019 waarbij Willy Boone als vertegenwoordiger en Dirck Devreker als plaatsvervanger voor de algemene vergadering van Cipal dv voor de dienstjaren 2019-2024 werden aangesteld.
Documentatiestukken.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking d.d. 06.07.2001.
Art. 1.
De gemeenteraad beslist om goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering van Cipal dv d.d. 20.06.2024:
Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening van Cipal over het boekjaar 2023
Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van Cipal over het boekjaar 2023 met bestemming van het resultaat
Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening van Cipal over het boekjaar 2023.
Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van Cipal over het boekjaar 2023
Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders en aan de commissaris van Cipal voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar 2023
Vervanging bestuurder
Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering
Art. 2.
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering van Cipal dv d.d. 20.06.2024 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Art. 3.
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de de Algemene Vergadering van Cipal dv.
De gemeenteraad dient de agenda voor de algemene vergadering van DVV Westhoek op 26.06.2024 goed te keuren en het mandaat vast te stellen.
Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij DVV Westhoek;
Gelet op het feit dat de gemeente per mail d.d. 11.04.2024 werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering van DVV Westhoek op 26.06.2024, dewelke plaats zal vinden om 18uur in het Streekhuis Westhoek te Diksmuide.
Gelet op het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente overgemaakt werd;
Gelet op het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering;
Gelet op het raadsbesluit d.d. 14.01.2019 waarbij Willy Boone als vertegenwoordiger en Els Verhelst als plaatsvervanger voor de algemene vergadering van DVV Westhoek voor de dienstjaren 2019-2024 werden aangesteld.
Documentatiestukken.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking d.d. 06.07.2001.
Art. 1.
De gemeenteraad beslist om goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering van DVV Westhoek d.d. 26.06.2024:
Vaststelling van de jaarrekening 2023 aan de hand van het verslag van de raad van bestuur en het verslag van de revisor (art. 18 statuten)
Art. 2.
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering van DVV Westhoek d.d. 26.06.2024 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Art. 3.
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de de Algemene Vergadering van DVV Westhoek.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akkoord te gaan met de solidaire borgstelling door de gemeente van een overbruggingskrediet aan de Kerkfabriek Sint-Gertrudis voor de uitvoering van de restauratiewerken aan de Sint-Gertrudiskerk in Bovekerke. Deze overbrugging is nodig in afwachting van de ontvangst van het saldo van de toegekende restauratiepremie vanwege het Agentschap Onroerend Erfgoed, ter financiering van de restauratie van de kerk.
ING Bank NV overweegt een overbruggingskrediet (een tijdelijk exploitatiekrediet) van 534.456,- EUR toe te staan aan de Kerkfabriek Sint-Gertrudis Bovekerke (offerte d.d. 08.05.2024)) voor de overbrugging van de ontvangst van het saldo van de toegekende restauratiepremie vanwege het Agentschap Onroerend Erfgoed, ter financiering van de restauratie van de kerk. Met dit overbruggingskrediet (een tijdelijk exploitatiekrediet) kan de Kerkfabriek alle uitgevoerde restauratiewerken financieren.
Dit overbruggingskrediet dient te worden gewaarborgd door de gemeente Koekelare met het oog op de beperking van de financiële kosten.
Art. 1.
De gemeente Koekelare verklaart zich solidair borg te stellen tegenover ING Bank NV wat betreft zowel het kapitaal als de intresten en de onkosten van het voormeld krediet aan Kerkfabriek Sint-Gertrudis en dit tot een maximumbedrag van 534.456,- EUR.
De borg kent en aanvaardt de voorwaarden van het krediet en de financiële toestand van de kredietnemer.
Art. 2.
Dit besluit is onderworpen aan het administratief toezicht.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd akkoord te gaan met de solidaire borgstelling door de gemeente van een krediet aan de Kerkfabriek Sint-Gertrudis voor de uitvoering van de restauratiewerken aan de Sint-Gertrudiskerk.
KBC Bank nv heeft, na prijsvraag door het kerkbestuur, een investeringskrediet nr. 420-5672721-71 toegestaan van 220.000 euro aan de Kerkfabriek Sint-Gertrudis Bovekerke voor de financiering van restauratiewerken aan de kerk.
Dit krediet dient gewaarborgd te worden door de gemeente Koekelare met het oog op de beperking van de financiële kosten.
Aflossingstabel
Art. 1.
De gemeente Koekelare verklaart zich solidair borg te stellen tegenover KBC Bank nv wat betreft zowel het kapitaal als de intresten en de onkosten van het voormeld krediet nr. 420-5672721-71 en dit tot een maximumbedrag van 220.000 euro voor de uitvoering van de restauratiewerken aan de Sint-Gertrudiskerk.
De borg kent en aanvaardt de voorwaarden van het krediet en de financiële toestand van de kredietnemer.
Art. 2.
De borg gaat de verbintenis aan ten opzichte van KBC Bank nv het door deze laatste gevraagde bedrag tot maximaal het hierboven vermelde bedrag te storten ten laatste twee weken na ontvangst van een aangetekend schrijven tegen ontvangstbewijs waarin KBC Bank nv vraagt dit bedrag te storten op de daarin aangeduide rekening.
Bij gehele of gedeeltelijke laattijdige betaling van de door de borg verschuldigde bedragen, worden verwijlintresten - tegen de rentevoet van de marginale beleningsfaciliteit van de Europese Centrale Bank geldig op de laatste dag van de maand, voorafgaand aan deze waarin de vertraging optreedt, verhoogd met een marge van 1,5% - van rechtswege en zonder ingebrekestelling aangerekend en dit gedurende de periode van niet-betaling.
Art. 3.
Dit besluit is onderworpen aan het administratief toezicht.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzingen van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over de organisatiebeheersing. De rapportering over de organisatiebeheersing 2023 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW georganiseerd wordt, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Tussen 30 januari 2019 en 20 maart 2019 voerde Audit Vlaanderen een organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie uit in gemeente en OCMW Koekelare. Deze audit evalueerde de adequaatheid van de aanpak van organisatiebeheersing en de beheersing van de management- en ondersteunende processen op organisatieniveau. De Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen fungeerde hierbij als referentiekader. Deze audit maakte geen evaluatie van de volledige werking van gemeente en OCMW Koekelare, maar ging na of de instrumenten en randvoorwaarden aanwezig waren om van een "beheerste organisatie" te kunnen spreken.
Op 31 mei 2019 leverde Audit Vlaanderen een auditrapport af over de "organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie" bij gemeente en OCMW Koekelare. Dit rapport bevatte een aantal aanbevelingen, waarvoor het management een streefdatum, een verantwoordelijke en een actieplan heeft bepaald. De aanbevelingen zijn de belangrijkste verbeterpunten uit een audit. De implementatie ervan en de rapportering hierover aan het politieke niveau, is de verantwoordelijkheid van het management.
Op 3 december 2020 bezorgde Audit Vlaanderen een rapport met de conclusies over de opvolging van de aanbevelingen en de rapportering organisatiebeheersing door gemeente Koekelare. Overeenkomstig artikel 221 van het decreet over het lokaal bestuur werd dit rapport aan de leden van de gemeente- en OCMW-raad bezorgd.
Audit Vlaanderen gaf de aanbeveling dat de organisatie een duidelijk kader voor organisatiebeheersing vaststelt en dit ter goedkeuring voorlegt aan de raden. Op 1 juli 2019 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het kader voor organisatiebeheersing goed, als volgt:
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De rapportage organisatiebeheersing 2023 werd besproken op het managementteam van 13.05.2024.
De rapportage organisatiebeheersing 2023 werd besproken op het college van burgemeester en schepenen van 14.05.2024.
PowerPoint organisatiebeheersing rapportage 2023.
Overzicht verbeteracties 2023.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Art. 1.
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering organisatiebeheersing 2023.
Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling. Dit systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218 DLB. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de klachten ingediend tegen de gemeente. De rapportering over klachten ingediend tegen het gemeentebestuur tijdens het jaar 2023 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.
De gemeenteraad heeft d.d. 26.02.2018 een klachtenreglement vastgesteld.
Dit systeem van klachtenbehandeling is georganiseerd op ambtelijk niveau, onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben.
Het systeem van klachtenbehandeling is opgenomen is in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218 van het Decreet over het Lokaal Bestuur.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de klachten ingediend tegen de gemeente, en jaarlijks rapporteert hij aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
Overwegende dat een rapportering betreffende de klachten en de klachtenbehandeling van het lokaal bestuur Koekelare in 2022 werd opgemaakt en vastgesteld door de algemeen directeur, in samenwerking en na overleg met het managementteam d.d. 13.05.2024 en wordt voorgelegd aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.
De rapportering betreffende de klachten en de klachtenbehandeling 2023 werd besproken op het college van burgemeester en schepenen van 14.05.2024.
Tijdens het jaar 2023 werden twee klacht ingediend tegen het gemeentebestuur.
Klachtenregister Gemeente 2023 - geanonimiseerd.
Afhandelingsmails gemeente klacht 2023 - geanonimiseerd.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Art. 1.
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering betreffende klachtenbehandeling 2023.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet over het lokaal bestuur. Naar aanleiding van de "rapportage organisatiebeheersing 2023" wordt over de visums gerapporteerd zoals deze verleend werden door de financieel directeur tijdens het jaar 2023. De rapportering over de visums zoals deze verleend werden door de financieel directeur tijdens het jaar 2023 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.
Een verbintenis mag alleen worden aangegaan als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van het meerjarenplan en als de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan.
De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet over het lokaal bestuur;
De financieel directeur verleent een visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. De financieel directeur kan voorwaarden koppelen aan het visum. Als de financieel directeur weigert een visum te verlenen, of als er voorwaarden aan gekoppeld worden, motiveert de financieel directeur dat.
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, na advies van de financieel directeur, bepalen de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur deze controle, vermeld in artikel 266, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur, uitoefent. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting. Dit gebeurde bij beslissing van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 14.12.2020.
Naar aanleiding van ‘de rapportage organisatiebeheersing 2023’ wordt gerapporteerd over de visums zoals deze verleend werden door de financieel directeur tijdens het jaar 2023.
De rapportage met betrekking tot de voorafgaandelijke wettigheid en regelmatigheidscontrole werd besproken op het managementteam van 13.05.2024.
De rapportage met betrekking tot de voorafgaandelijke wettigheid en regelmatigheidscontrole 2023 werd besproken op het college van burgemeester en schepenen van 14.05.2024.
Visum 2023.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 07 december 2018;
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
Het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 30 maart 2018;
De wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016;
Art. 1.
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportage betreffende de visums verleend door de financieel directeur in 2023.
Naar aanleiding van de ingebruikname van een nieuwe polyvalente sportzaal in de gerenoveerde sporthal 1 werd een gebruiksreglement opgemaakt voor het gebruik van de sportaccommodatie op het sportcentrum De Mote.
Naar aanleiding van de ingebruikname van een nieuwe polyvalente sportzaal in de gerenoveerde sporthal 1 werd een gebruiksreglement opgemaakt. In dit reglement staan alle gebruiks- en huurvoorwaarden voor alle sportaccommodatie op het sportcentrum De Mote, behalve de accommodaties waarover een aparte concessieovereenkomst werd afgesloten.
Dit reglement werd ter advies voorgelegd aan de sportraad d.d. 14.05.2024 en positief geadviseerd.
Gebruiksreglement sportcentrum De Mote
Advies Sportraad d.d. 06.05.2024
Art. 1.
De gemeenteraad beslist om het gebruiksreglement voor het sportcentrum De Mote, zoals in bijlage toegevoegd, goed te keuren.
Het algemeen verkeersreglement dient aangepast te worden voor:
Dit wordt voorgelegd aan de gemeenteraad ter goedkeuring.
Volgende problematieken worden waargenomen in de Stalpaertstraat:
Volgende problematieken worden waargenomen in de Kleine Catstraat:
Advies van de lokale politie inzake Stalpaertstraat.
Advies van de lokale politie inzake Kleine Catstraat.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Het bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
De wet betreffende de politie over het wegverkeer gecoördineerd bij het koninklijk besluit van 16 maart 1968 en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 1 december 1975 en latere wijzigingen houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer, inzonderheid op titel III.
Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 en latere wijzigingen waarbij de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, BS 24.12.2018.
Het algemeen verkeersreglement van de gemeente Koekelare, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 25 juni 2007 en de minister van Mobiliteit bij besluit dd 25.06.2007 en latere wijzigingen.
Art. 1.
Volgend artikel dient te worden aangevuld:
Art. 6.3.1.12 Kleine Catstraat met uitzondering van het plaatselijk verkeer en fietsers uit de richting van het kruispunt met de Pottebezemstraat.
De gemeente Koekelare ondertekende het Lokaal energie- en klimaatpact (LEKP 1.0). Jaarlijks dient een inhoudelijke rapportering met betrekking tot de voortgang opgemaakt en bezorgd te worden aan het Agentschap Binnenlands Bestuur. De gemeenteraad dient kennis te nemen van deze jaarlijkse rapportering van het LEKP 1.0.
De gemeente Koekelare ondertekende het Lokaal Energie- en Klimaatpact (LEKP) 1.0 op d.d. 11.10.2021.
Door het ondertekenen van het LEKP 1.0 engageert de gemeente Koekelare zich om:
Door de ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact engageert de gemeente Koekelare zich om bovenstaande doelstellingen na te streven zonder zich te verbinden op het al dan niet behalen van een van deze doelstellingen op gemeentelijk niveau. De gemeente Koekelare gaat dus met andere woorden een inspanningsverbintenis aan en geen resultaatsverbintenis.
Binnen het Lokaal Energie- en Klimaatpact moet een jaarlijkse inhoudelijke rapportering met betrekking tot de voortgang opgemaakt worden, dat na voorlegging aan de gemeenteraad bij Agentschap Binnenlands Bestuur moet ingediend worden.
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het Lokaal Klimaatpactportaal, waar de Vlaamse overheid de monitoring van de doelstellingen bijhoudt.
-> ingave van de meeste gegevens in het rapport LEKP gebeurt via andere instanties. Niet alle gegevens zijn evenwel up to date. zo vermeldt het huidige rapport slechts de vooruitgang in energiebesparing en emissiereductiedoelstelling van de toestand eind 2022.
-> De gemeente moet zelf instaan voor de rapportering van bomen, hagen, natuurparken, ontharding en buffer- en infiltratievoorzieningen. Dit gebeurt via de website www.groenblauwpeil.be. Ook burgers kunnen hun steentje bijdragen en via deze website hun vorderingen toevoegen.
LEKP 1.0 - rapport werkingsjaar 2023
De gemeenteraadsbeslissing d.d. 27.04.2020 tot toetreding aan het Burgemeestersconvenant 2030 voor klimaat en energie;
Het Lokaal Energie- en Klimaatpact van de Vlaamse Regering en de Vlaamse steden en gemeenten d.d. 20.04.2020 aangaande het verbintenissen engagement inzake de algemenen engagementen en de vier werven behoudend 16 specifieke doelstellingen.
De gemeenteraadsbeslissing d.d. 11.10.2021 tot ondertekening van het het Lokaal Energie- en Klimaatpact (LEKP) 1.0;
Art. 2 van het Decreet Lokaal Bestuur: “De gemeenten zijn overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet bevoegd voor de aangelegenheden van gemeentelijk belang. Voor de verwezenlijking daarvan kunnen ze alle initiatieven nemen. Ze beogen om bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied.”
Na ondertekening van het Lokaal Energie- en Klimaatpact en uitvoering van de gewenste en mogelijke acties heeft de gemeente recht op financiële ondersteuning van de Vlaamse overheid door middel van het trekkingsrecht waarbij verwacht wordt dat de gemeente eenzelfde bedrag besteedt.
Art. 1. De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering voor het werkingsjaar 2023 in verband met het lokaal Energie- en klimaatpact.
Na de voorlopige vaststelling van het RUP KWZI Bovekerke werd dit plan aan een openbaar onderzoek onderworpen. Na afloop van dit openbaar onderzoek werden de 2 adviezen voor dit RUP aan de Gecoro voorgelegd. Het RUP werd definitief vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 26.02.2024. De deputatie heeft d.d. 11.04.2024 beslist het besluit te schorsen omwille van het niet-naleven van een substantiële vormvereiste, zijnde de motiveringsplicht. Omwille van deze schorsing wordt voorgesteld de beslissing van 26.02.2024 in te trekken en het RUP opnieuw definitief vast te stellen, waarbij de elementen die ten gronde lagen aan de schorsing worden geremedieerd.
Bij raadsbesluit d.d. 27.06.2023 besliste de gemeenteraad om het ontwerp van het ruimtelijk uitvoeringsplan KWZI Bovekerke voorlopig aan te nemen.
Dit ruimtelijk uitvoeringsplan heeft voor eenieder ter inzage gelegen op het gemeentehuis van 1 augustus 2023 tot en met 1 oktober 2023, werd gepubliceerd op de website www.koekelare.be en werd tevens bekendgemaakt door aanplakking ten gemeentehuize, door publicatie in het gemeentelijk informatieblad en door publicatie in het Belgisch staatsblad.
Er werden 2 adviezen ingediend vanwege Departement omgeving en de deputatie van West-Vlaanderen. Er werden geen bezwaren ingediend.
De Gecoro bracht in de zitting van 15.01.2024 advies uit met betrekking tot bovenvermelde 2 adviezen. De Gecoro besliste met éénparigheid om bij het eerder ingenomen standpunt te blijven. Bijgevolg werden de twee ingediende adviezen niet bijgetreden.
Het gemotiveerd advies van de Gecoro d.d. 15.01.2024 viel buiten de termijn van negentig dagen na het einde van het openbaar onderzoek (wegens annulatie van de initiële zitting op 07.12.2023 wegens ziekte van de secretaris).
Bij raadsbesluit d.d. 26.02.2024 besliste de gemeenteraad tot definitieve vaststelling van het ruimtelijk uitvoeringsplan KWZI Bovekerke.
De deputatie besliste d.d. 11.04.2024 om het raadsbesluit te schorsen omwille van het niet-naleven van een substantiële vormvereiste, zijnde de motiveringsplicht.
Omwille van deze schorsing wordt voorgesteld de beslissing van 26.02.2024 in te trekken en het RUP opnieuw definitief vast te stellen, waarbij de elementen die ten gronde lagen aan de schorsing worden geremedieerd.
De gemeenteraad neemt, conform artikel 2.2.21 §5 van de VCRO, het behandelen van de adviezen, opmerkingen en bezwaren op zich. Het advies van de Gecoro werd buiten de termijn van 90 dagen gegeven. De gemeenteraad volgt het advies van de Gecoro niet aangezien het gemeentelijk ruimtelijke structuurplan, zowel op plan als tekstueel, voorziet dat er een waterzuiveringsinstallatie kan gebouwd worden in de vallei van de Bovekerkeplaatsebeek.
De gemeenteraad stelt voor om de stedenbouwkundige voorschriften aan te passen naar aanleiding van de opmerkingen in het advies van de deputatie van West-Vlaanderen. Volgende aanpassingen werden aangebracht in de stedenbouwkundige voorschriften:
Verslag Gecoro d.d. 15.01.2024.
Advies departement omgeving.
Advies deputatie.
Grafisch plan.
Grafisch register.
Plangebied.
Procesnota.
Stedenbouwkundige voorschriften.
Toelichtingsnota.
Besluit van de deputatie van de provincie West-Vlaanderen houdende de schorsing van het gemeenteraadsbesluit tot definitieve vaststelling van het gemeentelijk RUP KWZI Bovekerke (Koekelare).
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald titel II.
Het decreet voor het lokaal bestuur van 22.12.2017.
De Vlaamse Codex Ruimtelijke ordening, meer bepaald de artikelen 2.2.18 tot 2.2.21
Art. 1.
De gemeenteraad beslist om de beslissing tot definitieve vaststelling van het RUP KWZI Bovekerke van 26.02.2024 in te trekken.
Art. 2.
De gemeenteraad volgt het advies van de Gecoro niet en beslist om de stedenbouwkundige voorschriften aan te passen naar aanleiding van de opmerkingen van de deputatie van de West-Vlaanderen en stelt het ruimtelijk uitvoeringsplan KWZI Bovekerke definitief vast.
Art. 3.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de verdere goedkeuringsprocedure.
Schriftelijke vraag raadslid Sam Dewulf.
Door Raadslid Dewulf wordt een powerpoint geprojecteerd en wordt dit agendapunt door het raadslid toegelicht.
Schepen Ampoorter deelt mee dat jaarlijks prijs gevraagd wordt voor de aankoop van bouwmaterialen. Hiervoor wordt prijs gevraagd bij 1 lokale firma en wordt de vergelijking gemaakt met de prijsofferte van het jaar voordien. Deze werkwijze kan herbekeken worden. Lokale economie is hierbij belangrijk.
Raadslid Dewulf geeft aan dat de markt geconsulteerd moet worden zoals voorzien in de aankoopprocedure. Op die manier kunnen verschillende prijsoffertes vergeleken worden.
Schepen Ampoorter deelt mee dat dit verder besproken zal worden binnen het college van burgemeester en schepenen.
Rondvraag.
Raadslid Demey vernam dat onze groendienst tegen 2025 met elektrisch gereedschap zou moeten werken. Hij vraagt wat de stand van zaken is en of ook firma’s uit Koekelare voor de aankoop van dergelijke toestellen bevraagd worden.
Schepen Ampoorter antwoordt dat we al over verschillende gereedschappen op batterijen beschikken. Telkens als een apparaat uit dienst genomen wordt, wordt deze vervangen door elektrische apparaten. Wat de aankoop betreft, zal dit met de technische dienst besproken worden.
Raadslid Demey verwijst naar een vraag over de Watergroep tijdens een voorbije raadzitting. Wat is de stand van zaken?
Schepen Ampoorter antwoordt dat er een gesprek plaatsvond met De Watergroep. Er werd onder meer gesproken over het Huis Proot en over de staat van de waterleiding in de Noordomstraat. De mogelijkheid bestaat dat de waterleiding in de Noordomstraat en eventueel in bijkomende straten toekomstgericht vernieuwd zullen worden.
Raadslid Pollentier verwijst naar een eerdere vraag over de aanpak van de snelheid in de Oostmeetstraat, Catstraat en Lekestraat. Hij vraagt wat de stand van zaken is.
De burgemeester antwoordt dat er geen enkele intentie is om een bijkomende flitspaal te plaatsen. Zelf ontving hij nog geen enkele klacht.
Raadslid Pollentier verwijst naar een drempel die geplaatst werd in De Wissel. Hij vraagt wat de reden is.
Schepen Ampoorter antwoordt dat op vraag van een bewoner geplaatst werd om de beschadiging van een haag te voorkomen.
Raadslid Pollentier merkt op dat in andere straten geen snelheidsremmende maatregelen werden uitgevoerd. Hij verwijst naar de Westmeetstraat, Hovaerestraat en Oostmeetstraat.
De burgemeester antwoordt dat er geen zware drempel werd geplaatst in De Wissel met de bedoeling als indicatie om iets te signaleren; dit zou niet geplaatst worden op een kersrechte baan. Nieuwe wegenis kan ervoor zorgen dat de snelheid van het verkeer omhoog gaat. Het kan niet de bedoeling zijn om bijkomend drempels e.a. te plaatsen op heel wat andere straten.
Raadslid Pollentier vraagt of de mogelijkheid kan voorzien worden om een actueel overzicht te verkrijgen van de concessies op onze begraafplaatsen.
Schepen Ampoorter antwoordt dat de begraafplaatsen reeds volledig in kaart gebracht werden, voorlopig enkel op papier. Voor de verdere opvolging dient nog software aangeschaft worden.
De voorzitter sluit de zitting op 27/05/2024 om 20:39.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de gemeenteraad.
Namens Gemeenteraad,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter