De voorzitter opent de zitting op 09/09/2024 om 19:31.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 25.06.2024.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278 volgens artikel 74.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen d.d. 25.06.2024, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het zittingsverslag d.d. 25.06.2024 goed.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt goedkeuring gevraagd om beroep te doen op de dienstverlenende vereniging Cipal als aankoopcentrale voor afname van de raamovereenkomst voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening.
Gelet op:
artikel 78, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur (of artikel 84, § 3 of § 4 Decreet Lokaal Bestuur);
de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 27 april 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening”.
de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:
het selectiedocument waar het stelt (punt 3.7): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
(…)
Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze
raamovereenkomst) :
Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
het bestek waar het stelt (punt 4.8): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
Het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;
de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 20 juni 2024 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Dustin Belgium nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.
Overwegende hetgeen volgt:
De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTINFRA23) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;
Het OCMW kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
Het is aangewezen dat het OCMW gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
de in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;
Het OCMW is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);
De nodige budgetten zijn beschikbaar.
Bestek.
Gunningsverslag.
Selectieverslag.
Art. 1.
het OCMW doet een beroep op de aankoopcentrale van Cipal dv voor de aankoop van ICT- infrastructuur aangeboden via de raamovereenkomst “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTINFRA23).
Art. 2.
Het vast bureau wordt belast met de uitvoering.
Er wordt kennis genomen van de tussentijdse opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024.
De financieel directeur staat, onder de functionele leiding van de algemeen directeur, in voor het voorontwerp van de opvolgingsrapportering.
De algemeen directeur zorgt, in overleg met het managementteam, voor de opmaak van het voorontwerp van de opvolgingsrapportering.
De opvolgingsrapportering voor het eerste semester bevat minstens al de volgende elementen:
1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's;
De opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024 ligt voor ter zitting.
De opvolgingsrapportering werd besproken en gunstig geadviseerd door het managementteam op 23.08.2024.
De opvolgingsrapportering werd eveneens besproken in het vast bureau op 29.08.2024.
Opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024.
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, B.S. 24.12.2018, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 77, artikel 171, artikel 176, artikel 263, artikel 285,§2,1° en §3, artikel 287 en artikels 330 tot en met 334;
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, B.S. 22.05.2018, inzonderheid artikel 6 en artikel 29.
Het managementteam van 23 augustus 2024.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024, zoals gevoegd als bijlage.
Art.2.
Deze beslissing wordt bekendgemaakt conform de bepaling zoals opgenomen in artikel 285,§2,1° en §3 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur. De toezichthoudende overheid wordt, conform artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.
De voorzitter sluit de zitting op 09/09/2024 om 19:34.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter