De voorzitter opent de zitting op 11/09/2023 om 20:07.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 27.06.2023.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278 volgens artikel 74.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen d.d. 27.06.2023, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het zittingsverslag d.d. 27.06.2023 goed.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt goedkeuring gevraagd voor de aanpassing deontologische code voor lokale mandatarissen n.a.v. wijziging decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017. Concreet worden de modaliteiten vastgelegd inzake de deontologische commissie.
Algemeen
Door een wijziging van het decreet over het lokaal bestuur (hierna: DLB) moeten vanaf 2 maart 2023 alle lokale besturen die nog geen deontologische commissie hebben er één oprichten. Dat moet zowel in de gemeente als in het OCMW. Lokale besturen die wel al een deontologische commissie hebben, moeten deze conformeren aan de nieuwe bepalingen daarover in het DLB.
Sinds 2007 is een deontologische code verplicht voor de lokale mandatarissen. Lokaal bestuur Koekelare hanteert het model van de deontologische code zoals uitgewerkt door VVSG.
VVSG plant nog een grondige herziening van dit model, maar wil tot dan via het addendum in bijlage zorgen dat de lokale besturen hun huidige deontologische code al kunnen aanpassen aan de nieuwe regels rond deontologische commissies. Dit addendum wil vooral een basis bieden voor wie nog geen deontologische commissie(s) heeft.
Dit addendum geeft één mogelijke invulling weer om deze nieuwe verplichting in te vullen. Uiteraard hoeft het lokaal bestuur Koekelare het voorstel van VVSG niet (integraal) over te nemen.
Wat moet er geregeld worden?
De decreetwijziging geldt ook voor het OCMW, en houdt in dat:
Ook al is het juridisch nodig om voor de gemeente en het OCMW een aparte deontologische code en commissie te hebben, toch raadt VVSG aan om deze maximaal op elkaar af te stemmen. Het komt de duidelijkheid, de expertise van de leden en de praktische werking ten goede als de gemeentelijke deontologische commissie en die van het OCMW samengesteld zijn uit dezelfde mensen en gelijkaardige bevoegdheden en werkingsregels hebben.
Er wordt voorgesteld om de voorgestelde wijzigingen van VVSG over te nemen in de deontologische code (zie bijlage).
Addendum VVSG tot aanvulling en aanpassing van het model deontologische code voor lokale mandatarissen.
Gecoördineerde versie deontologische code.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
Decreet wijzigend het decreet over het lokaal bestuur wat betreft de oprichting van een deontologische commissie bij de gemeenteraad en de districtraad d.d. 03.02.2023.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist akkoord te gaan met de wijzigingen van de deontologische code zoals in bijlage opgenomen.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt goedkeuring gevraagd voor de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk voor gemeente en OCMW Koekelare en daaruit volgend voor de wijziging van de beheersovereenkomst.
Oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk voor het lokaal bestuur Koekelare
Elke werkgever dient overeenkomstig artikel 33 van de welzijnswet van 4 augustus 1996 in principe een eigen interne dienst voor preventie en bescherming op het werk te hebben. Deze dienst moet ten minste één preventieadviseur omvatten.
Artikel 38 van bovengenoemde wet voorziet een afwijking op dit principe, waardoor er toelating gegeven kan worden aan werkgevers om een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten.
Gemeente en OCMW Koekelare wensen een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten.
Concreet werd er binnen de gemeente Koekelare op 09.01.2023 een voltijds titularis aangesteld in de functie deskundige preventie en noodplanning, dewelke op heden optreedt als preventieadviseur voor de gemeente. Deze titularis behaalde zijn opleiding preventieadviseur niveau III op 27.06.2023.
Er wordt voorgesteld dat de titularis, aangesteld in de functie van deskundige preventie en noodplanning, zal optreden als preventieadviseur voor zowel gemeente als voor OCMW aan de hand van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk met een voorgestelde minimum prestatieduur van 40% van het voltijds equivalent:
De aanvraag om een gemeenschappelijke interne dienst op te richten zal ingediend worden door de preventieadviseur bij de Algemene directie Humanisering van de Arbeid aan de hand van het aanvraagformulier (zie bijlage aanvraagformulier) mits:
De Algemene directie Humanisering van de Arbeid zal, na de aanvraag, nagaan of de aanvraag werd ingediend overeenkomstig de bepalingen van titel 2 van boek II van de codex over het welzijn op het werk en stuurt ze dan door naar de Algemene directie Toezicht op het Welzijn op het werk, die een onderzoek bij de aanvrager uitvoert en een gunstig of ongunstig advies geeft over de aanvraag tot oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Bij gunstig advies stelt de Algemene directie Humanisering van de arbeid een ontwerp van besluit op om de toelating te verlenen. Het besluit bevat ook de voorwaarden waaronder de toelating wordt gegeven.
Wijziging beheersovereenkomst n.a.v. oprichting gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk
Door het voorstel tot oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk dient hieromtrent een luik te worden opgenomen in de beheersovereenkomst ocmw - gemeente.
De voorgestelde aanpassingen kunnen teruggevonden worden in bijlage onder punt 5.6. (zie bijlage wijziging beheersovereenkomst).
Aanvraagformulier tot oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Wijziging beheersovereenkomst gemeente - OCMW (gecoördineerde versie).
Advies ACOD.
Advies ACV.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
Codex over het welzijn op het werk.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist akkoord te gaan met de oprichting van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk overeenkomstig de modaliteiten zoals hierboven en in bijlage opgenomen.
Art. 2.
De gemeenteraad beslist akkoord te gaan met de wijziging van de beheersovereenkomst overeenkomstig de modaliteiten zoals hierboven en in bijlage opgenomen.
Er wordt kennis genomen van de tussentijdse opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2023.
De financieel directeur staat, onder de functionele leiding van de algemeen directeur, in voor het voorontwerp van de opvolgingsrapportering.
De algemeen directeur zorgt, in overleg met het managementteam, voor de opmaak van het voorontwerp van de opvolgingsrapportering.
De opvolgingsrapportering voor het eerste semester bevat minstens al de volgende elementen:
1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's;
De opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2023 ligt voor ter zitting.
De opvolgingsrapportering werd besproken en gunstig geadviseerd door het managementteam op 24.08.2023.
De opvolgingsrapportering werd eveneens besproken in het vast bureau op 29.08.2023.
Opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2023.
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, B.S. 24.12.2018, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 77, artikel 171, artikel 176, artikel 263, artikel 285,§2,1° en §3, artikel 287 en artikels 330 tot en met 334;
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, B.S. 22.05.2018, inzonderheid artikel 6 en artikel 29.
Het managementteam van 24 augustus 2023.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2023, zoals gevoegd als bijlage.
Art.2.
Deze beslissing wordt bekendgemaakt conform de bepaling zoals opgenomen in artikel 285,§2,1° en §3 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur. De toezichthoudende overheid wordt, conform artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt goedkeuring gevraagd voor (de wijziging van) diverse personeelsreglementen:
Concreet werd de rechtspositieregeling in overeenstemming gebracht met de gewijzigde regelgeving. Daaropvolgend dienden het arbeidsreglement en het reglement fietsvergoeding geactualiseerd te worden.
Daarenboven wordt tevens gebruik gemaakt van deze gelegenheid om een actualisering voor te stellen van de policy occasioneel thuiswerk en het reglement feedback, opvolging en evaluatie.
Tot slot wordt er een hitte- en ozonplan voor het personeel van het lokaal bestuur Koekelare voorgelegd ter goedkeuring.
Het HOC-BOC kwam d.d. 10.02.2023 en 28.06.2023 bijeen, waarvan de verslagen in bijlage teruggevonden kunnen worden. Volgende opmerkingen werden gemaakt:
Rechtspositieregeling overzicht wijzigingen
Rechtspositieregeling gecoördineerde versie
Rechtspositieregeling bijlage 4 wijzigingen
Reglement fietsvergoeding wijzigingen
Arbeidsreglement overzicht wijzigingen
Arbeidsreglement gecoördineerde versie
Policy occasioneel thuiswerk wijzigingen (gecoördineerde versie)
Reglement evaluatie, feedback en opvolging wijzingen (gecoördineerde versie)
Hitte- en ozonplan Koekelare
HOC-BOC notulen 10.02.2023.
HOC-BOC notulen 28.06.2023.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991 zoals gewijzigd tot op heden;
Het bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II;
De wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel, B.S. 24.12.1974, zoals gewijzigd tot op heden;
Het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel, B.S. 20.10.1984;
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, B.S. 23.12.2018, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 40, artikel 186, artikel 286,§1,2°, artikel 286,§2,2°, artikel 287, artikel 288 en artikels 330 tot en met 334;
De rechtspositieregeling, het arbeidsreglement zoals vastgesteld door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 28.03.2022.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist akkoord te gaan met de wijzigingen zoals in bijlage opgenomen.
Art. 2.
Deze (wijzigingen van) diverse personeelsreglementen treden in werking 5 dagen na de bekendmaking.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt de samenwerkingsovereenkomst (met addendum) met Foodsavers Westhoek voorgelegd ter goedkeuring.
Wij werken voor onze sociale kruidenier samen met Foodsavers Westhoek, een sociaal distributieplatform, ontstaan in 2020. Dergelijk platform zamelt kwalitatieve overschotten (voeding en niet-voeding) in en herverdeelt ze naar sociale organisaties (bv. sociaal restaurant, sociale kruidenier,…) en zo tot bij mensen in armoede.
In de Westhoek wordt voedselhulp georganiseerd door de lokale besturen, caritasverenigingen en heel wat "warme" vrijwilligers. Voedselhulporganisaties worden vaak benaderd door lokale handelaars die bereid zijn om overschotten te schenken, maar vraag- en aanbod zijn niet altijd op elkaar afgestemd en het is soms moeilijk om de logistieke puzzel rond te krijgen. Signalen als deze gaven aan dat er een groot potentieel was voor een aanvullende regionale samenwerking die een boost kan geven aan het aantal schenkingen en daarmee de voedselafvalberg verkleint, meer mensen helpt en voor een diverser aanbod zorgt.
De eerste bouwstenen van die samenwerking werden gelegd in Diksmuide, Veurne, De Panne, Koksijde en Nieuwpoort, Alveringem en Koekelare. Dankzij de ondersteuning vanuit de Vlaamse Overheid, Leader Westhoek, de Nationale Loterij, de expertise via het West-Vlaamse netwerk Foodsavers en de samenwerking met Voedselbank West-Vlaanderen kon het sociaal distributieplatform Foodsavers Westhoek worden opgestart.
Het distributieplatform Foodsavers Westhoek realiseert een positieve maatschappelijke, economische en ecologische impact op diverse domeinen, verzamelt op een efficiëntere en grotere schaal voedseloverschotten en stelt deze ter beschikking aan de lokale (voedsel)hulpinitiatieven die zich richten naar mensen in armoede.
Tot juli 2023 gebeurde de financiering door de gemeenten Alveringem, De Panne, Diksmuide, Koekelare, Koksijde, Nieuwpoort en Veurne en een cofinanciering via Leader.
Er wordt elke dag opnieuw vastgesteld dat de vraag naar voedselhulp heel snel toeneemt. De tijd is rijp om van Foodsavers een ‘Westhoek dekkend’ verhaal te maken. Vanuit DVV Westhoek werden daarom alle lokale besturen binnen de Westhoek bevraagd:
In zitting van 7 februari 2023 heeft het Vast Bureau de bestaande samenwerking met Foodsavers Westhoek herbevestigd en haar principieel akkoord verklaard met de vaste jaarlijkse financiële bijdrage voor het lokaal bestuur Koekelare, gekoppeld aan het engagement vanuit DVV Westhoek om blijvend projectfinanciering te zoeken.
Ondertussen hebben volgende lokale besturen bevestigd om ook toe te treden tot deze samenwerking: de gemeenten Poperinge, Vleteren, Houthulst, Kortemark, Lo-Reninge, Zonnebeke en Mesen. Door de Raad van Bestuur van DVV Westhoek werd bijgevolg een nieuwe samenwerkingsovereenkomst Foodsavers Westhoek goedgekeurd. Er wordt nu gevraagd dat alle lokale besturen deze nieuwe samenwerkingsovereenkomst met addendum goedkeuren.
. Samenwerkingsovereenkomst Foodsavers Westhoek
. Addendum samenwerkingsovereenkomst Foodsavers Westhoek met kostendelende verdeelsleutel
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, B.S. 24.12.2018, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 84.
Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, B.S. 05.08.1976, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 1, artikel 57,§1, artikel 60 en artikel 61.
Art.1.
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de samenwerkingsovereenkomst Foodsavers Westhoek met addendum goed.
Art.2.
Afschrift van deze beslissing en de ondertekende samenwerkingsovereenkomst Foodsavers Westhoek wordt overgemaakt aan de DVV Westhoek.
De voorzitter sluit de zitting op 11/09/2023 om 20:13.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter