De voorzitter opent de zitting op 27/06/2022 om 19:00.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 23.05.2022.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278 volgens artikel 74.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen d.d. 23.05.2022, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het zittingsverslag d.d. 23.05.2022 goed.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzingen van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over de organisatiebeheersing. De rapportering over de organisatiebeheersing 2021 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het OCMW georganiseerd wordt, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Tussen 30 januari 2019 en 20 maart 2019 voerde Audit Vlaanderen een organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie uit in gemeente en OCMW Koekelare. Deze audit evalueerde de adequaatheid van de aanpak van organisatiebeheersing en de beheersing van de management- en ondersteunende processen op organisatieniveau. De Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen fungeerde hierbij als referentiekader. Deze audit maakte geen evaluatie van de volledige werking van gemeente en OCMW Koekelare, maar ging na of de instrumenten en randvoorwaarden aanwezig waren om van een "beheerste organisatie" te kunnen spreken.
Op 31 mei 2019 leverde Audit Vlaanderen een auditrapport af over de "organisatie-audit met begeleide zelfevaluatie" bij gemeente en OCMW Koekelare. Dit rapport bevatte een aantal aanbevelingen, waarvoor het management een streefdatum, een verantwoordelijke en een actieplan heeft bepaald. De aanbevelingen zijn de belangrijkste verbeterpunten uit een audit. De implementatie ervan en de rapportering hierover aan het politieke niveau, is de verantwoordelijkheid van het management.
Op 3 december 2020 bezorgde Audit Vlaanderen een rapport met de conclusies over de opvolging van de aanbevelingen en de rapportering organisatiebeheersing door gemeente Koekelare. Overeenkomstig artikel 221 van het decreet over het lokaal bestuur werd dit rapport aan de leden van de gemeente- en OCMW-raad bezorgd.
Audit Vlaanderen gaf de aanbeveling dat de organisatie een duidelijk kader voor organisatiebeheersing vaststelt en dit ter goedkeuring voorlegt aan de raden. Op 1 juli 2019 keurden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn het kader voor organisatiebeheersing goed, als volgt:
De rapportage organisatiebeheersing 2021 werd besproken op het managementteam van 25 april 2022.
De rapportage organisatiebeheersing 2021 werd besproken op het vast bureau van 7 juni 2022.
Excel verbeteracties.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering organisatiebeheersing 2021.
Zowel de gemeenteraad als de raad voor maatschappelijk welzijn organiseert bij reglement een systeem van klachtenbehandeling. Dit systeem van klachtenbehandeling wordt zowel voor de gemeente als voor het openbaar centrum van maatschappelijk welzijn georganiseerd op het ambtelijke niveau en is maximaal onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben. De algemeen directeur neemt dat op in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218 DLB. De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het OCMW. De rapportering over klachten ingediend tegen het OCMW tijdens het jaar 2021 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft d.d. 26.02.2018 een klachtenreglement vastgesteld.
Dit systeem van klachtenbehandeling is georganiseerd op ambtelijk niveau, onafhankelijk van de diensten waarop de klachten betrekking hebben.
Het systeem van klachtenbehandeling is opgenomen is in het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 218 van het Decreet over het Lokaal Bestuur.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de klachten ingediend tegen de gemeente, en jaarlijks rapporteert hij aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de klachten ingediend tegen het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
Overwegende dat een rapportering betreffende de klachten en de klachtenbehandeling van het lokaal bestuur Koekelare in 2021 werd opgemaakt en vastgesteld door de algemeen directeur, in samenwerking en na overleg met het managementteam d.d. 24 mei 2022, en wordt voorgelegd aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.
De rapportering betreffende de klachten en de klachtenbehandeling 2021 werd besproken op het vast bureau van 7 juni 2022
Tijdens het jaar 2021 werd geen klacht ingediend tegen het OCMW.
Klachtenregister Gemeente 2021.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering betreffende klachtenbehandeling 2021.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet over het lokaal bestuur. Naar aanleiding van de "rapportage organisatiebeheersing 2021" wordt over de visums gerapporteerd zoals deze verleend werden door de financieel directeur tijdens het jaar 2021. De rapportering over de visums zoals deze verleend werden door de financieel directeur tijdens het jaar 2021 wordt door de algemeen directeur ter kennisname voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Een verbintenis mag alleen worden aangegaan als de financiële gevolgen ervan tijdens de periode van het meerjarenplan passen binnen de ramingen van het meerjarenplan en als de financiële gevolgen voor het lopende boekjaar passen binnen de limitatieve kredieten voor dat boekjaar in het meerjarenplan;
De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan;
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1° van het decreet over het lokaal bestuur;
De financieel directeur verleent een visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. De financieel directeur kan voorwaarden koppelen aan het visum. Als de financieel directeur weigert een visum te verlenen, of als er voorwaarden aan gekoppeld worden, motiveert de financieel directeur dat;
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, na advies van de financieel directeur, bepalen de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur deze controle, vermeld in artikel 266, tweede lid van het Decreet Lokaal Bestuur, uitoefent. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting. Dit gebeurde bij beslissing van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 14.12.2020;
Naar aanleiding van ‘de rapportage organisatiebeheersing 2021’ wordt gerapporteerd over de visums zoals deze verleend werden door de financieel directeur tijdens het jaar 2021;
De rapportage met betrekking tot de voorafgaandelijke wettigheid en regelmatigheidscontrole werd besproken op het managementteam van 25 april 2022.
De rapportage met betrekking tot de voorafgaandelijke wettigheid en regelmatigheidscontrole 2021 werd besproken op het vast bureau van 7 juni 2022.
Visum 2021.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen van 29 juli 1991.
Het bestuursdecreet van 07 december 2018;
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017;
Het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 30 maart 2018;
De wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016;
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportage betreffende de visums verleend door de financieel directeur in 2021.
De jaarrekening 2021 ligt voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn, conform artikel 249 tot en met artikel 253 en artikel 260 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017. Dit wordt voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn ter vaststelling. Aan de gemeenteraad wordt verzocht, conform artikel 249 §3, voorliggende jaarrekening 2021 goed te keuren.
Overeenkomstig artikel 171 van het decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017 zorgt de algemeen directeur in overleg met het managementteam voor de opmaak van het voorontwerp van de beleidsrapporten.
Het beleidsrapport betreffende de jaarrekening wordt overeenkomstig artikel 260 van het bovengenoemde decreet vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
De beleidsevaluatie van de jaarrekening geeft het beleid weer dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn gedurende het boekjaar hebben gevoerd en evalueert de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt.
De financiële nota van de jaarrekening geeft de financiële gevolgen van het gevoerde beleid weer.
De toelichting van de jaarrekening bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze bevat minstens informatie over de schulden en de financiële risico's.
De jaarrekening 2021 werd besproken op het managementteam van 3 juni 2022.
De jaarrekening 2021 werd besproken op het vast bureau van 7 juni 2022.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt akte van de jaarrekening 2021 van de gemeente, zoals opgemaakt door de financieel directeur.
Bundel documentatie.
Bundel rekening.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het bestuursdecreet d.d. 07.12.2018.
Het decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
Het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn d.d. 25.06.2010.
Het ministerieel besluit tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapportering en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn d.d. 01.10.2010.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2021 vast.
Art. 2.
De raad voor maatschappelijk welzijn verzoekt de gemeenteraad, conform artikel 249 §3, voorliggende jaarrekening 2021 goed te keuren.
Rondvraag
Raadslid Pollentier vraagt de stand van zaken inzake de opvang van Oekraïense vluchtelingen.
De burgemeester antwoordt dat er momenteel 1 opvangplaats voorzien is in Koekelare waar 1 gezin wordt opgevangen.
De voorzitter sluit de zitting op 27/06/2022 om 19:39.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter