De voorzitter opent de zitting op 09/09/2024 om 19:00.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de gemeenteraad kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de gemeenteraad d.d. 25.06.2024.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278.
Art.1.
De gemeenteraad keurt de notulen d.d. 25.06.2024, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De gemeenteraad keurt het zittingsverslag d.d. 25.06.2024 goed.
Aan de gemeenteraad wordt goedkeuring gevraagd om beroep te doen op de dienstverlenende vereniging Cipal als aankoopcentrale voor afname van de raamovereenkomst voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening.
Gelet op:
artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur (of artikel 56, §3 of § 4 GD);
de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 27 april 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening”.
de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:
het selectiedocument waar het stelt (punt 3.7): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
(…)
Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze
raamovereenkomst) :
Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
het bestek waar het stelt (punt 4.8): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
Het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;
de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 20 juni 2024 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Dustin Belgium nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.
Overwegende hetgeen volgt:
De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTINFRA23) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;
De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
Het is aangewezen dat de gemeente gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
de in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;
De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);
De nodige budgetten zijn beschikbaar.
Bestek.
Gunningsverslag.
Selectieverslag.
Art. 1.
De gemeente doet een beroep op de aankoopcentrale van Cipal dv voor de aankoop van ICT- infrastructuur aangeboden via de raamovereenkomst “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTINFRA23).
Art. 2.
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering.
Er wordt kennis genomen van de tussentijdse opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024.
De financieel directeur staat, onder de functionele leiding van de algemeen directeur, in voor het voorontwerp van de opvolgingsrapportering.
De algemeen directeur zorgt, in overleg met het managementteam, voor de opmaak van het voorontwerp van de opvolgingsrapportering.
De opvolgingsrapportering voor het eerste semester bevat minstens al de volgende elementen:
1° een stand van zaken van de prioritaire acties of actieplannen van het meerjarenplan;
2° een overzicht van de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten en uitgaven voor het lopende jaar;
3° in voorkomend geval, de wijzigingen in de assumpties die gekozen werden bij de opmaak van het meerjarenplan of de aanpassing ervan;
4° in voorkomend geval, de wijzigingen in de financiële risico's;
De opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024 ligt voor ter zitting.
De opvolgingsrapportering werd besproken en gunstig geadviseerd door het managementteam op 23.08.2024.
De opvolgingsrapportering werd eveneens besproken in het college van burgemeester en schepenen op 27.08.2024.
Opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024.
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, B.S. 24.12.2018, zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 77, artikel 171, artikel 176, artikel 263, artikel 285,§2,1° en §3, artikel 287 en artikels 330 tot en met 334;
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen, B.S. 22.05.2018, inzonderheid artikel 6 en artikel 29.
Het managementteam van 23 augustus 2024.
Art.1.
De gemeenteraad neemt kennis van de opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar 2024, zoals gevoegd als bijlage.
Art.2.
Deze beslissing wordt bekendgemaakt conform de bepaling zoals opgenomen in artikel 285,§2,1° en §3 en artikel 287 van het decreet over het lokaal bestuur. De toezichthoudende overheid wordt, conform artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.
Met het oog op de herbestemming van de parochiekerk De Mokker tot een socio-cultureel ontmoetingscentrum wordt deze kerk aangekocht door het gemeentebestuur. Hiertoe wordt de ontwerpakte voorgelegd aan de gemeenteraad ter goedkeuring.
Na de goedkeuring van het kerkenbeleidsplan voor het grondgebied van de gemeente Koekelare en het doorlopen van een haalbaarheidsonderzoek over de herbestemming van de parochiekerk De Mokker kwamen het gemeentebestuur en de kerkfabriek Heilige Pastoor van Ars tot een overeenstemming om deze kerk te herbestemmen tot een socio-cultureel ontmoetingscentrum. In zitting van 25 juni 2024 werd het ontwerpdossier, de raming en de gunningswijze voor het verbouwen van deze parochiekerk goedgekeurd door de gemeenteraad.
Door de Bisschop van Brugge werden op 25 juni 2024 in 2 decreten beslist om met ingang van 31 december 2024:
- het kerkgebouw Heilige Pastoor van Ars te onttrekken aan de eredienst en terug te brengen tot een profaan en niet onwaardig gebruik
- de parochie Heilige Pastoor van Ars te Koekelare op te heffen en te voegen bij de parochie Sint-Martinus te Koekelare
- het territorium van de parochie Heilige Pastoor van Ars te Koekelare dat gelegen is op het grondgebied van de stad Diksmuide te voegen bij het territorium van de parochie Sint-Niklaas te Leke (Diksmuide)
Aangezien de parochiekerk De Mokker momenteel eigendom is van de kerkfabriek Heilige Pastoor van Ars werd met het oog op de herbestemming van deze kerk opdracht gegeven aan de Dienst Vastgoedtransacties om een schatting van deze kerk op te maken. De schattingsprijs werd bepaald op 250.000 euro. Vervolgens werd een ontwerp van aankoopakte opgemaakt voor deze parochiekerk: een kerk met aanhorigheden op en met grond, gelegen Ommegangstraat, gekadastreerd volgens recent uittreksel uit de kadastrale legger, sectie A nummer 0831Z005P0000 met een oppervlakte volgens kadaster van acht are drieëntwintig centiare (8a 23ca).
Het ontwerp van akte aankoop onroerend goed.
De schatting voor de parochiekerk De Mokker.
De mededeling van de Bisschop van Brugge inzake de 2 decreten die op 25 juni 2024 beslist werden.
Kadastraal plan kerk De Mokker
Kadastrale gegevens kerk De Mokker
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991 zoals gewijzigd tot op heden.
Het bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Het decreet over het lokaal bestuur.
Het Burgerlijk Wetboek, artikelen 1582 t.e.m. 1701.
Art. 1.
De akte van aankoop van de parochiekerk De Mokker met aanhorigheden op en met grond, gelegen Ommegangstraat, gekadastreerd volgens recent uittreksel uit de kadastrale legger, sectie A nummer 0831Z005P0000 met een oppervlakte volgens kadaster van acht are drieëntwintig centiare (8a 23ca) opgemaakt door de Dienst Vastgoedtransacties van de Vlaamse overheid, wordt goedgekeurd voor 250.000 euro onder de opschortende voorwaarde van het Ministerieel Besluit houdende de erkenning van de samenvoeging van de parochie Heilige Pastoor van Ars te Koekelare bij de parochie Sint-Martinus te Koekelare.
Art. 2.
De hypotheekbewaarder wordt ontslagen van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij de overschrijving van onderhavige akte.
Art. 3.
Dhr. Koen Baert, Vlaamse commissaris bij de Dienst Vastgoedtransacties wordt gemachtigd om de gemeente te vertegenwoordigen bij de ondertekening van de akte.
Art. 4.
Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de kerkfabriek Heilige Pastoor van Ars, de kerkfabriek Sint-Martinus, de Bisschop van Brugge en de Vlaamse Overheid, Afdeling Juridische dienstverlening, Vastgoedtransacties West, Koning Albert II-laan 15 bus 396 te 1210 Brussel.
Met het oog op de uitvoering van infrastructuurwerken langs de Veldstraat, wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen de gemeente, Aquafin en Fluvius.
Aquafin nv dient conform hun investeringsprogramma en conform het technisch plan volgende werken uit te voeren : Projectnummer 23.582 - Collector Veldstraat.
Fluvius heeft in het kader van deze werken beslist om een gescheiden rioleringsstelsel aan te leggen in de Veldstraat tussen de Bergbeek en huisnr. 204.
De gemeente heeft in het kader van deze rioleringwerken beslist om verfraaiingswerken uit te voeren langs de Veldstraat.
De partijen zijn van oordeel dat de uitvoeringen van de werken voor rekening van de verschillende overheden in het algemeen belang worden samengevoegd.
Het protocol van 19 september 2023 inzake de samenwerking tussen Aquafin en Fluvius bij rioleringsprojecten is van toepassing op dit project.
De samenwerkingsovereenkomst handelt inhoudelijk over het volgende :
- Artikel 1 : opdrachtgevend bestuur
- Artikel 2 : lokaal pact
- Artikel 3 : studie en ontwerp, vergunningen, onteigeningen, veiligheidscoördinatie en werftoezicht
- Artikel 4 : onderhoud en beheer
- Artikel 5 : de gehele overeenkomst
- Artikel 6 : inwerkingtreding
Volgende bijlagen maken integraal deel uit van deze overeenkomst : ereloonovereenkomst en protocol.
Fluvius zal voor dit project opdrachtgevend bestuur zijn.
Het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst.
Ereloonovereenkomst en protocol.
De voorontwerpplannen wegenis.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, inzonderheid artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht.
Art. 1.
De samenwerkingsovereenkomst tussen het gemeentebestuur van Koekelare, Aquafin nv en Fluvius System Operator cvba voor het project 23.582 ‘Collector Veldstraat’, wordt in zijn geheel goedgekeurd en ondertekend.
Art. 2.
Afschrift van deze beslissing wordt, samen met de ondertekende samenwerkingsovereenkomst, overgemaakt aan Aquafin nv en aan Fluvius System Operator cvba.
Het algemeen verkeersreglement dient aangepast te worden voor:
Dit wordt voorgelegd aan de gemeenteraad ter goedkeuring.
Het voorzien van een mindervalide parkeerplaats ter hoogte van Langewegel 4
De politie verleent een gunstig advies voor het voorzien van een mindervalideparking op bovengenoemde locatie. Gezien de ligging (het openbaar karakter), de aangegroeide bebouwing en de bewoners lijkt het opportuun een mindervalide parkeerplaats te voorzien op deze locatie. Deze parkeerplaats kan benut worden door meerdere bewoners in een beperkte straal rond de site (of kruispunt). Het advies kan in bijlage teruggevonden worden.
Opheffing blauwe zone ter hoogte van de Veldstraat
De activiteiten van bakkerij Jan & Tine ter hoogte van de Veldstraat worden stopgezet op 28.07.2024. Gelet op het feit hier geen andere of nieuwe winkel komt, wordt voorgesteld om de blauwe zone ter hoogte van de Veldstraat 8-10 op te heffen.
Advies politie inzake voorzien van een mindervalide parkeerplaats ter hoogte van Langewegel 4.
Art. 1.
Volgend artikel dient te worden aangevuld als volgt:
Volgend artikel dient te worden aangepast als volgt:
Rondvraag
Raadslid Dewulf vraagt of de organisatie van de vorige verkiezingen in juni geëvalueerd werd en op welke manier de komende verkiezingen op 13 oktober georganiseerd zullen worden. Zal het bestuur ook inzetten op bijkomende promotie om inwoners te motiveren om te stemmen?
De burgemeester antwoordt dat na de verkiezingen in juni door een werkgroep een evaluatie plaatsvond. In een 3-tal stemburelen verliep de werking stroef. Op advies van deze werkgroep heeft het schepencollege beslist om op zondag 13 oktober met 5 verschillende toegangen te werken. De stemburelen zullen verdeeld worden over sporthal 1, de nieuwe polyvalente zaal en sporthal 2. Voor de nieuwe voorzitters van de stembureaus en telbureaus worden toelichtingsmomenten voorzien. De bijkomende promotie werd reeds opgenomen in de gemeentelijke nieuwsbrief.
Raadslid Pollentier suggereert om voldoende signalisatie te voorzien op de verkiezingsdag.
Raadslid Dewulf vraagt de stand van zaken inzake de heraanleg van het Schoolplein. Hij vernam dat gebruikers van de garages mogelijks geen toegang hadden tot hun garage.
Schepen Ampoorter antwoordt dat de timing voorzag in de afwerking in onderfundering tegen het bouwverlof. Door een probleem met de rioleringen kon deze timing niet gehaald worden. Pas in de 2de week na het bouwverlof kon de riolering aangepakt worden en het streefdoel is om in de 2de of de 3de week van oktober het Schoolplein af te werken. De gebruikers van de garages werden op de hoogte gebracht van de voorziene werken en de hinder hieraan verbonden.
Raadslid Pollentier verwijst naar de werken in sporthal 1 en nevenschade in de cafetaria. Hij vernam dat hierover een overleg georganiseerd werd met de uitbaters. Hij vraagt wat de stand van zaken is inzake de opvolging van de opmerkingen.
Schepen Lievens antwoordt dat er recent een overleg georganiseerd werd over het elektriciteitsgebruik tijdens de werken. Er werd tijdens de werken 1 werfaansluiting voorzien met een tussenteller. Het verbruik werd geregistreerd en niet alle kosten worden aangerekend aan de uitbaters. Er werd ondertussen al heel wat geïnvesteerd om de elektriciteit conform te krijgen. Meldingen inzake waterinsijpeling worden verder opgevolgd.
Raadslid Pollentier verwijst naar een klachtenbrief d.d. 08.11.2023 van de cafetaria-uitbaters. Hij vindt de brief niet terug in de notulen van het schepencollege en dit schrijven werd niet in het klachtenreglement opgenomen.
De algemeen directeur antwoordt dat hij dit zal nazien.
Raadslid Pollentier vraagt wat de stand van zaken is inzake het herstel van de slagboom op het sportcentrum.
Schepen Lievens antwoordt dat binnenkort een nieuwe slagboom wordt geplaatst. De bestelling werd reeds geplaatst.
Raadslid Demey vernam dat een renovatiedossier voor De Brouwerij wordt voorbereid. Hij vraagt wat zal uitgevoerd worden?
De burgemeester antwoordt dat er in De Brouwerij her en der problemen opduiken, bv. met de dakpannen, met waterinsijpeling tot gevolg. De vorige grote restauratie van deze site dateert uit de jaren ’90. Door Monumentenwacht werd een nazichtrapport opgemaakt. Er zal nu een ontwerper aangesteld worden zodat dit beschermd monument nu verder onder handen kan genomen worden. Voor de herstellingswerken kan beroep gedaan worden op een versnelde procedure voor het bekomen van erfgoedpremies.
Raadslid Pollentier vraagt of ook isolatie wordt meegenomen in dit dossier.
De burgemeester antwoordt dat dit verder onderzocht moet worden.
Raadslid Demey vraagt wat de stand van zaken is inzake de herstellingswerken in het Huis Proot.
Schepen Ampoorter antwoordt dat het opzet was om eind augustus klaar te zijn met de herstellingswerken, maar deze timing kon niet gehaald worden. Ondertussen werd de elektriciteit gekeurd kan in de 2de helft van september een nieuwe digitale teller geplaatst worden.
Raadslid Demey vraagt wat de stand van zaken is inzake de wegeniswerken op De Mokker.
Schepen Ampoorter antwoordt dat de aanleg van de toplaag ingepland werd en daarna de belijning zal uitgevoerd worden.
Raadslid Demey vraagt wat de stand van zaken is inzake het maaien van de wegbermen.
Schepen Ampoorter antwoordt dat dit verder wordt opgevolgd.
Raadslid Lootens-Stael vraagt wat de stand van zaken is inzake de verhuring van De Inktpot.
De burgemeester antwoordt dat recent een nieuw immokantoor werd aangesteld om de openstaande verhuring bijkomend onder de aandacht te brengen. Tot op heden werd nog geen nieuwe verhuurder gevonden.
Raadslid Lootens-Stael verwijst naar de wegeniswerken op De Mokker. Ter hoogte van haar woning werd het voetpad niet aangelegd. Is hiervoor een reden?
Schepen Ampoorter antwoordt dat dit stuk trottoir niet werd aangelegd omdat er een stelling zou geplaatst worden voor een nabij pand om er crepie aan te brengen op de gevel. Tot op heden werd dit nog niet uitgevoerd. Hij zal dit verder opvolgen.
Raadslid Huyghe vernam problemen met een zijgevel aan een pand in de Lekestraat
Schepen Ampoorter antwoordt dat er inderdaad een barst in de voorgevel was. De gevel werd daarna gestut en er werd een plaatsbeschrijving uitgevoerd.
Raadslid Lootens-Stael verwijst naar het nationaal nieuws inzake de omleiding ter hoogte van de rotonde De Belhutte. Hij vraagt wat de aanleiding was.
Schepen Ampoorter antwoordt dat er momenteel 3 wegeniswerken plaatsvinden, nl. in Koekelare en de buurgemeenten Ichtegem en Kortemark. De omleiding voor deze 3 werven verloopt oa. via deze rotonde, het is dus niet evident om daar meteen een pasklare oplossing te hebben. De situatie is momenteel inderdaad verwarrend.
De voorzitter sluit de zitting op 09/09/2024 om 19:30.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de gemeenteraad.
Namens Gemeenteraad,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter