De voorzitter opent de zitting op 22/05/2023 om 19:39.
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld.
Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan opmerkingen maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Indien de gemeenteraad een aangelegenheid in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
Het zittingsverslag kan geraadpleegd worden via onderstaande link:
Notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 24.04.2023.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (B.S. 24.12.2018) zoals gewijzigd tot op heden, inzonderheid artikel 32 en artikel 278 volgens artikel 74.
Art.1.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen d.d. 24.04.2023, zoals als bijlage opgenomen, goed.
Art.2.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekenen de notulen.
Art. 3
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het zittingsverslag d.d. 24.04.2023 goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient de agenda voor de algemene vergadering van Koelibri EVA-vzw op 22.06.2023 goed te keuren en het mandaat vast te stellen.
Gelet op het feit dat OCMW Koekelare in de algemene vergadering van de EVA-vzw Koelibri vertegenwoordigd wordt door 1 OCMW-raadslid.
Gelet op het feit dat de gemeente per mail van 11.05.2023 werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering van Koelibri op 22.06.2023 om 20u00 in de raadzaal in de Brouwerij.
Gelet op het feit dat een dossier met documentatiestukken aan de gemeente overgemaakt werd.
Gelet op het artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering.
Gelet op het raadsbesluit d.d. 14.01.2019 de vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van de EVA-vzw Koelibri voor de dienstjaren 2019-2024 werd aangesteld.
Documentatiestukken.
Decreet over het lokaal bestuur d.d. 22.12.2017.
De wet betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen d.d. 29.07.1991.
Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking d.d. 06.07.2001.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om goedkeuring te hechten aan de agenda van de Algemene Vergadering van Koelibri d.d. 22.06.2023:
Art. 2.
De vertegenwoordigers van de gemeente die zullen deelnemen aan de Algemene Vergadering van Koelibri d.d. 22.06.2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Art. 3.
Het vast bureau te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de Algemene Vergadering van Koelibri.
De raad van maatschappelijk welzijn keurt het reglement provisie geringe exploitatie-uitgaven goed.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Als onderdeel van het organisatiebeheersingssysteem is het aangewezen om een reglement provisie geringe exploitatie-uitgaven op te maken.
Provisies voor geringe exploitatie-uitgaven kunnen cfr. Artikel 272§1. van het DLB ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan. De provisie is enkel te gebruiken voor kleine, onverwachte en dringende uitgaven. Voor deze uitgaven moet de gewone bestelbonprocedure niet gevolgd worden.
Op het MAT van 17 april 2023 werd het principe van de provisierekeningen toegelicht en werd akkoord gegaan om een reglement geringe exploitatie-uitgaven uit te werken.
Het vast bureau van 9 mei 2023 ging principieel akkoord met het voorstel van het reglement geringe exploitatie-uitgaven.
Reglement provisie geringe exploitatie-uitgaven
Het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 40 en 41
Het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 217,218 en 219
Het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 272 §1 2°lid
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, BS 12.09.1991.
Bestuursdecreet van 07 december 2018, B.S. 11.01.2019, inzonderheid titel II.
Art. 1.
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist akkoord te gaan met het reglement provisie geringe exploitatie-uitgaven zoals in bijlage opgenomen.
Art. 2.
Dit reglement is geldig tien dagen na bekendmaking en vervangt alle vorige reglementen/beslissingen inzake provisie geringe exploitatie-uitgaven.
De voorzitter sluit de zitting op 22/05/2023 om 19:40.
Aldus beslist in de zitting, de datum als voormeld.
Namens de raad voor maatschappelijk welzijn.
Namens Raad voor maatschappelijk welzijn,
Lode Claeys
Algemeen directeur
Kelly Tanghe
Raadslid-voorzitter